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Conversation téléphonique au bureau - cours

Prendre un appel téléphonique au bureau (et à la maison)

Nous vous proposons une fiche méthodologique qui a pour but de revoir comment prendre un appel téléphonique  : on vous appelle. Qu'allez-vous répondre (en anglais) ? Cette leçon peut être utile en entreprise, mais aussi dans la vie quotidienne, pour prendre un message, fixer un rendez-vous ou faire patienter quelqu'un. Une fiche à conserver !

1. Receive  calls / RECEVOIR DES APPELS TÉLÉPHONIQUES

 Pour répondre au téléphone de façon professionnelle au sein d'une entreprise, il y a 3 éléments essentiels à respecter :

A-   Asking for name and number / PRENDRE LE MESSAGE

Si la personne demandée au téléphone n'est pas présente, il faut prendre le message; c'est-à-dire le nom de la personne à rappeler, le nom de sa compagnie, son numéro de téléphone, et la raison de son appel.

Exemples :

I'm sorry, but she's not here right now. If you give me your name and number, I'll ask her to call you as soon as possible./ Je suis désolé mais elle n'est pas ici pour le moment. Si vous me donnez votre nom et votre numéro, je vais lui demander de vous rappeler aussitôt que possible.

I'm sorry but he's in a meeting now, if you give me your name and number, I'll ask him to call you back./Je suis désolé mais il est en réunion pour le moment, si vous me donnez votre nom et votre numéro, je lui demanderai de vous rappeler.

Would you like to leave a message? / Aimeriez-vous laisser un message ?

*** Note: Il est important de ne pas faire d'erreur lorsque nous prenons un message. Il faut bien comprendre le nom de la personne qui appelle, son numéro de téléphone, le nom de l'entreprise et le but de son appel. Un truc, vous pouvez lui faire épeler son nom.

Exemple : Could you spell your name please?

Pourriez-vous épeler votre nom, s'il vous plaît ?

B- Transfer a call / TRANSFÉRER UN APPEL

Dans un bureau, nous devons fréquemment transférer les appels à d'autres personnes. Voici quelques phrases clés :

Et si la ligne est occupée et que vous ne pouvez pas transférer l'appel tout de suite…

2- EFFECTUER UN APPEL TÉLÉPHONIQUE

A-   Requesting information/Demander une information

B-    Setting an appointment / Prendre rendez-vous

- Expliquer le but de notre appel :

- Convenir du lieu et de la date :

- Confirmer les détails du rendez-vous :

Mme Tremblay appelle l'entreprise Meca Team. Reconstituer le dialogue entre Mme Tremblay et la réceptionniste. Petite aide : c'est la réceptionniste qui parle en premier (logiquement).

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Mode d'emploi : Cliquez sur un élément puis sur 'Monter' ou 'Descendre' pour le placer dans la liste. Lisez bien la consigne pour voir dans quel ordre placer les éléments.

Mrs Tremblay: Sure, Would you ask him to call me this afternoon? Receptionist:Thank you Mrs.Tremblay.I'll give him the message as soon as possible. Mrs. Tremblay: Yes. My phone number is 555-5555. Receptionist: Good morning, MecaTeam. May I help you? Mrs Tremblay: Thank you! Goodbye. Have a nice day! Receptionist: Certainly, Could you spell your last name, please? Mrs Tremblay: Yes, T-R-E-M-B-L-A-Y. Receptionist: So, that's T-R-E-M-B-L-A-Y. Receptionist: I'm sorry, he is in a meeting. May I take a message? Mrs.Tremblay:Good morning.This is Amanda Tremblay. Could I speak to Mr. Boivin,please?